Als zorgaanbieder ben je voortdurend bezig met het verbeteren van de kwaliteit van zorg, met als doel de beste kwaliteit voor je cliënten te bereiken. Maar hoe weet je nu hoe het staat gesteld met de kwaliteit? Meten is weten! Wij informeren je graag over alles, van kwaliteitsmetingen tot een volledig kwaliteitsmanagementsystemen in de zorg.
In deze blog:
Hoe ziet jullie zorgonderneming eruit?
Voordat je de kwaliteit van je zorg kunt meten, is het cruciaal om zowel voor nieuwe als bestaande aanbieders van zorg een duidelijk doel voor ogen te hebben. Wat is je missie en visie? Welke tak van sport van zorg ga je verlenen binnen je organisatie? Op welke doelgroep(en) richt je je zorg? En welke richting wil je als zorgorganisatie op? Jouw werkwijze en de bijbehorende processen vloeien voort uit je bedrijfsidentiteit. Dit vormt de basis voor het meten van de kwaliteit.
Voordat je de kwaliteit van je zorg goed kunt meten, moet je eerst voldoende ervaring opdoen. Het is belangrijk om de nodige kilometers te maken; pas dan krijg je een helder beeld van wat goed gaat en waar verbeterpunten liggen. Die praktijkervaring is onmisbaar om de effectiviteit van je processen te beoordelen en gericht aan de slag te gaan met kwaliteitsverbetering.
Doe een nulmeting
Een nulmeting is een waardevolle eerste stap om inzicht te krijgen in de huidige situatie. Hoe verlopen de processen binnen je organisatie? In welke mate voldoe je al aan de wet- en regelgeving in de zorgsector waarin je actief bent? Denk hierbij aan de Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg (Wkkgz) en de verschillende toetsingskaders van de IGJ. Met een nulmeting kun je deze aspecten evalueren.
Een nulmeting vormt de basis voor verdere stappen. Pas nadat je deze eerste evaluatie hebt uitgevoerd, kun je interne audits laten uitvoeren. Dit kan voor elk proces binnen je organisatie, zoals het primaire proces, het personeelsproces of het medicatieproces. Op basis van de resultaten van de interne audit kun je verbeterpunten identificeren en een actieplan opstellen. Dit stelt je in staat om te werken aan je PDCA-cyclus (Plan-Do-Check-Act) en kwaliteitsverbetering daadwerkelijk een plek te geven in je organisatie.
Plan – Do – Check – Act (de PDCA cyclus)
De PDCA-cyclus, oftewel de Plan-Do-Check-Act-cyclus, is een gestructureerde methode voor continue verbetering in organisaties. Hier is hoe deze cyclus werkt, met praktische voorbeelden:
- Plan (Plannen): In deze fase identificeer je een probleem of verbeterpunt en ontwikkel je een plan om dit aan te pakken. Bijvoorbeeld, als uit je nulmeting blijkt dat er vertragingen zijn in de medicatietoediening, kun je een plan opstellen om het proces te stroomlijnen. Dit kan inhouden dat je een nieuwe procedure voor medicatiebeheer ontwikkelt en personeel opleidt in deze nieuwe aanpak.
- Do (Uitvoeren): Voer het plan uit. In ons voorbeeld zou dit betekenen dat je de nieuwe medicatieprocedure in de praktijk brengt. Je introduceert de nieuwe aanpak in de dagelijkse werkzaamheden van het zorgteam en zorgt ervoor dat iedereen de nodige training heeft gekregen.
- Check (Controleren): Evalueer de resultaten van je uitvoering. Dit houdt in dat je gegevens verzamelt om te zien of de nieuwe procedure effect heeft gehad. In het geval van de medicatietoediening zou je bijvoorbeeld kunnen kijken naar de tijd die nodig is voor de toediening en of er minder fouten zijn gemaakt.
- Act (Bijstellen): Op basis van de evaluatie neem je beslissingen over de volgende stappen. Als de nieuwe procedure heeft geleid tot verbeteringen, kun je deze als standaard vaststellen. Indien er nog problemen zijn, pas je het plan aan en herhaal je de cyclus. Misschien blijkt dat extra training nodig is of dat bepaalde stappen in het proces verder geoptimaliseerd kunnen worden.
Door deze cyclus regelmatig te doorlopen, blijft je organisatie continu verbeteren en kun je de kwaliteit van zorg blijvend verhogen.
Een kwaliteitsmanagementsysteem
Om de PDCA-cyclus effectief te kunnen uitvoeren, is het essentieel dat je als zorgorganisatie beschikt over een kwaliteitsmanagementsysteem (KMS). Dit systeem fungeert als de blauwdruk voor al je beleid en processen, en biedt een gestructureerde aanpak om de kwaliteit van zorg te waarborgen en te verbeteren.
In het kwaliteitsmanagementsysteem worden alle relevante procedures, richtlijnen en verantwoordelijkheden vastgelegd. Dit omvat bijvoorbeeld protocollen voor medicatietoediening, richtlijnen voor kwaliteitsmetingen, en procedures voor het omgaan met klachten en incidenten. Door deze blauwdrukken te documenteren, weet iedereen binnen de organisatie wat er van hen wordt verwacht en hoe ze kunnen bijdragen aan de kwaliteitsdoelstellingen.
Daarnaast helpt een KMS bij het systematisch verzamelen van gegevens en het monitoren van de voortgang, zodat je altijd inzicht hebt in hoe de verschillende processen presteren. Hierdoor kun je snel inspelen op eventuele afwijkingen of verbeterpunten, en de PDCA-cyclus optimaal benutten. Met een stevig kwaliteitsmanagementsysteem als basis wordt kwaliteitsverbetering een geïntegreerd onderdeel van de dagelijkse werking van je zorgorganisatie.
Beloning voor al het harde werken?
Al het harde werk dat binnen een kwaliteitsmanagementsysteem wordt verricht, wordt uiteindelijk beloond met de mogelijkheid om een prestigieuze certificering te behalen, zoals ISO 9001:2015, Prezo of HKZ. Deze certificeringen zijn niet alleen erkenningen van de kwaliteit en effectiviteit van je processen, maar ze bieden ook een waardevolle externe validatie van je inzet voor continue verbetering en klanttevredenheid.
Het behalen van een certificering is een mijlpaal die laat zien dat jouw organisatie voldoet aan de hoogste normen op het gebied van kwaliteit en zorg. Het is het resultaat van zorgvuldig uitgevoerde procedures, uitgebreide documentatie en betrokkenheid van het personeel. Door de structuur en richtlijnen van het kwaliteitsmanagementsysteem in de dagelijkse praktijk toe te passen, investeer je in de kwaliteit van zorg die je biedt.
Bovendien heeft een certificering positieve effecten op de reputatie van je organisatie en kan het nieuwe kansen creëren, zoals het winnen van nieuwe cliënten en partnerschappen. Het is een bevestiging dat je organisatie zich inzet voor transparantie, verantwoordelijkheid en voortdurende verbetering, wat essentieel is in de steeds veranderende zorgsector.
Wat doen we bij de Zorginkopers?
De Zorginkopers ondersteunt zorgorganisaties bij het opzetten, inregelen en implementeren van een effectief kwaliteitsmanagementsysteem in de zorg. Ons unieke concept onderscheidt zich doordat wij niet alleen het kwaliteitsmanagementsysteem faciliteren, maar ook een vaste kwaliteitsmanager ad interim aan de organisatie koppelen.
Deze kwaliteitsmanager fungeert als een waardevolle schakel binnen je team, met de expertise om de processen te begeleiden en te waarborgen dat de kwaliteitsnormen worden nageleefd. Hierdoor ontzorgen we zorgorganisaties volledig, zodat zij zich kunnen concentreren op de kern van hun werk: het leveren van uitstekende zorg aan hun cliënten.
Met onze begeleiding zorgen we ervoor dat het kwaliteitsmanagementsysteem niet alleen wordt geïmplementeerd, maar ook effectief wordt geïntegreerd in de dagelijkse bedrijfsvoering. We helpen je organisatie bij het vaststellen van doelstellingen, het ontwikkelen van procedures en het trainen van personeel, zodat de kwaliteit van zorg continu kan worden verbeterd. Op deze manier creëren we samen een solide fundament voor duurzame kwaliteitszorg.
