De kwaliteit van zorg is van essentieel belang voor zorginstellingen, patiënten, en het volledige zorglandschap. Een kwaliteitsmanagementsysteem (KMS) speelt een cruciale rol bij het waarborgen en verbeteren van deze kwaliteit. Maar wat is een kwaliteitsmanagementsysteem? En wat kan een KMS voor jouw zorgorganisatie betekenen?
In deze blog:
Wat is een kwaliteitsmanagementsysteem (KMS) in de zorg?
Een KMS is een systeem dat zorginstellingen helpt om de kwaliteit van hun diensten systematisch en gestructureerd te beheren, controleren, en verbeteren. Het doel van een KMS is ervoor te zorgen dat de zorgverlening voldoet aan de gestelde normen volgens de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ) en de Nederlandse Zorgautoriteit (NZA), wettelijke vereisten en verwachtingen van patiënten.
In de praktijk omvat een KMS een handboek, beleidsdocumenten, richtlijnen, en rapportages die zijn ontworpen om de kwaliteit van de zorg te waarborgen en te verbeteren. Dit systeem zorgt ervoor dat elke stap in de zorgverlening, van het plannen en uitvoeren van zorg tot het evalueren van resultaten. Hierdoor voldoet de achterkant van de zorgverlening aan de vastgestelde normen en best practices.
Het belangrijkste aspect van een KMS is de continue cyclus van kwaliteitsverbetering, vaak beschreven als de Plan-Do-Check-Act (PDCA) cyclys. Deze cyclus ondersteund zorginstellingen om voortdurend te streven naar betere prestaties door plannen te maken, acties uit te voeren, resultaten te evalueren, en waar nodig verbeteringen door te voeren.
Een KMS systeem is niet enkel goed voor het op orde hebben van de gestelde wet- en regelgeving binnen de zorginstelling, maar verhoogd ook de patiënt- en medewerkerstevredenheid, patiënt veiligheid door vroegtijdige risicosignaleringen, efficiënt werken en kostenbesparing door gestandaardiseerde processen en blijft een zorginstelling uitdagen om innovatieve beslissingen te nemen, waardoor een zorginstelling niet vastroest.
Kwaliteitscertificaten
In de zorgsector speelt kwaliteit een centrale rol. Om deze kwaliteit te waarborgen en te verbeteren, maken zorginstellingen vaak gebruik van kwaliteitscertificaat. Deze certificeringen helpen zorginstellingen niet alleen om hun processen te optimaliseren, maar geven ook zorgverzekeraars, gemeente, overheidsinstanties, patiënten en medewerkers een hulpmiddel om de kwaliteit van de zorgverlening te beoordelen.
ISO 9001 en Harmonisatie Kwaliteitsbeoordeling in de Zorgsector (HKZ) zijn de twee bekendste kwaliteitskeurmerken in Nederland op het gebied van zorg.
Certificeringen zoals ISO 9001 en HKZ bieden een betrouwbare indicatie van de kwaliteit van zorg binnen een zorginstelling. Ze helpen zorginstellingen om hun processen te standaardiseren, risico’s te beheersen en continu te verbeteren. Dit leidt tot betere zorguitkomsten, verhoogde patiëntveiligheid en een efficiënter gebruik van middelen.
Tegenwoordig zien we ook tijdens de inkoopprocessen bij zorgverzekeraars, zorgkantoren, gemeente, jeugdwet etc dat een kwaliteitskeurmerk een vereiste is voor het inkopen van zorg of het afsluiten van een contract. Door te kiezen voor gecertificeerde zorginstellingen, kunnen zorginkopers het risico verminderen dat de geboden zorg van lage kwaliteit is of niet voldoet aan de wettelijke eisen. Daarnaast kunnen certificeringen ook dienen als een onderscheidingsmerk in de markt, waarbij zorginkopers gecertificeerde instellingen kunnen verkiezen boven niet-gecertificeerde, omdat deze waarschijnlijk betrouwbaarder en consistenter zijn in hun zorgverlening.
ISO 9001
ISO 9001 is een internationale norm voor kwaliteitsmanagementsystemen (KMS) die van toepassing is op organisaties in alle sectoren, inclusief de zorg. Deze norm is vooral gericht op het proces. Bij de ISO 9001 spreken we over vanaf ‘bovenaf’ werken. Dat betekend dat er vanuit de ISO 9001 vanuit de directie laag het proces beschreven wordt en gewerkt wordt naar de patiënten en medewerkers. De kern van ISO 9001 ligt in de PDCA cyclus, die organisaties helpt bij het voortdurend verbeteren van hun processen en diensten.
Voor zorginstellingen houdt ISO 9001 in dat zij hun processen op een gestructureerde manier organiseren en voortdurend optimaliseren, wat leidt tot verbeterde zorgkwaliteit. Een ISO 9001-certificering bewijst dat de instelling in staat is om effectief in te spelen op de behoeften van patiënten en andere belanghebbenden, terwijl ze ook voortdurend bezig zijn met het optimaliseren van processen en hierop kritisch toezien.
Harmonisatie Kwaliteitsbeoordeling in de Zorgsector (HKZ)
HKZ staat voor Harmonisatie Kwaliteitsbeoordeling in de Zorgsector en is een specifiek op de zorgsector gerichte certificering in Nederland. De HKZ-normen zijn afgeleid van de ISO 9001-normen, maar zijn toegespitst op de zorgsector en de specifieke eisen die daarbij horen. HKZ-certificering geeft aan dat een zorginstelling haar kwaliteit op orde heeft, gericht op continue verbetering, en dat deze voldoet aan de geldende wetten en regelgeving binnen de zorgsector.
Enkel zien we wel dat de HKZ geschikt is voor kleinere zorginstellingen. Wanneer een zorginstelling groter wordt, dienen processen beter beschreven te staan en komt er meer bij kijken dan enkel het verlenen van zorg. Voor middelgrote tot grote zorginstellingen raden wij aan om via de kwaliteitscertificeringen van ISO 9001 te werken.
Het belang van regelmatige audits en kwaliteitscontrole
Zoals eerder in deze blog uitgelegd speelt de kwaliteit van zorg van groot belang voor het welzijn van patiënten en cliënten en de reputatie van zorginstellingen. Om deze kwaliteit te waarborgen en te verbeteren, spelen regelmatige audits en kwaliteitscontrole een cruciale rol. Bij de Zorginkopers plannen we iedere maand een interne audit, waarop iedere maand een ander target binnen de zorginstelling geaudit wordt. Wanneer een zorginstelling klaar is om zich te gaan certificeren, of wanneer zij al reeds in het bezit zijn van een kwaliteitscertificaat wordt er één maal per jaar een externe audit gehouden door een onafhankelijke partij. Bij de Zorginkopers werken wij veelal samen met Dekra.
Waarborging van patiëntveiligheid
Een van de belangrijkste redenen waarom regelmatige interne- en externe audits en kwaliteitscontrole van groot belang zijn, is de waarborging van patiëntveiligheid. Audits helpen zorginstellingen om potentiële risico’s en knelpunten in hun processen te identificeren die de veiligheid van patiënten in gevaar kunnen brengen. Door deze problemen vroegtijdig te signaleren en aan te pakken, kunnen incidenten en fouten worden voorkomen, wat direct bijdraagt aan veiligere zorgomgevingen.
Naleving van Wet- en Regelgeving
Zorginstellingen hebben zich te houden aan strenge wettelijke kaders en regelgevingen. Regelmatige audits helpen zorginstellingen om ervoor te zorgen dat ze compliant blijven met deze voorschriften. Dit is niet alleen van belang om boetes en juridische problemen te voorkomen, maar ook om het vertrouwen van patiënten, medewerkers, zorginkopers, ketenpartners en toezichthouders te behouden.
Hierbij een opsomming van de meest relevante wet- en regelgeving voor zorginstellingen;
- Wet kwaliteit, klachten en geschillen (Wkkgz)
- Wet op de beroepen in de individuele gezondheidszorg (Wet BIG)
- Wet zorg en dwang (Wdz)
- Wet op de geneeskundige behandelovereenkomst (WGBO)
- NEN 7510 – Informatiebeveiliging in de zorg
- Governancecode Zorg
- WTZI vergunning
- Privacywetgeving (AVG- Algemene Verordening Gegevensbescherming)
Continu verbeteren van zorgprocessen
Uit audits en kwaliteitscontroles komen heldere rapportages voor het stimuleren van continue verbetering binnen zorgorganisaties. Door systematisch te evalueren hoe processen worden uitgevoerd en waar mogelijke inefficiënties of verbeterpunten liggen, kunnen zorginstellingen hun werkwijzen verfijnen. Ook wordt er getoetst op mogelijke risico’s binnen de zorginstelling. Dit leidt tot betere zorguitkomsten, een efficiënter gebruik van middelen, en uiteindelijk tot een hogere patiënttevredenheid.
Vroegtijdige identificatie van problemen
Een ander belangrijk aspect van regelmatige audits en kwaliteitscontrole is de mogelijkheid om problemen en risico’s vroegtijdig te identificeren. Of het nu gaat om afwijkingen in processen, tekortkomingen in documentatie, of nalevingsproblemen, audits stellen zorginstellingen in staat om deze problemen te ontdekken voordat ze escaleren.
Hoe kwaliteitsmanagement en risicomanagement hand in hand gaan
Kwaliteitsmanagement en risicomanagement lijken op het eerste gezicht twee afzonderlijke processen, maar ze zijn in feite nauw met elkaar verweven. Beide streven ze naar het waarborgen van veilige en efficiënte zorg. Waar kwaliteitsmanagement zich vooral richt op het verbeteren en optimaliseren van zorgprocessen, richt risicomanagement zich op het identificeren, evalueren en beheersen van risico’s die de zorgkwaliteit kunnen beïnvloeden.
Een effectief kwaliteitsmanagementsysteem houdt rekening met potentiële risico’s en integreert risicomanagementstrategieën om deze risico’s te minimaliseren. Dit betekent dat een zorginstelling niet alleen streeft naar het behalen van hoge kwaliteitsnormen, maar ook proactief optreedt om mogelijke problemen te voorkomen die deze normen in gevaar kunnen brengen.
Bijvoorbeeld, een kwaliteitsmanagementsysteem kan protocollen bevatten voor medicatiebeheer om ervoor te zorgen dat patiënten de juiste medicatie op het juiste moment krijgen. Risicomanagement zou hierbij aanvullen door potentiële risico’s, zoals medicatiefouten of bijwerkingen, te identificeren en plannen te ontwikkelen om deze risico’s te verminderen. Door deze twee met elkaar te combineren, kunnen zorginstellingen niet alleen de kwaliteit van zorg verbeteren, maar ook de veiligheid van patiënten zo optimaal mogelijk waarborgen.
De Zorginkopers introduceert slimme software voor kwaliteitsmanagement in de zorg
In een sector waar kwaliteit en veiligheid van zorg essentieel zijn, is een goed functionerend Kwaliteitsmanagementsysteem (KMS) onmisbaar. Zorginkopers B.V. heeft daarom een innovatieve stap gezet door eigen slimme software te ontwikkelen waarin ons KMS volledig is geïntegreerd. Deze software biedt zorginstellingen een krachtig hulpmiddel om kwaliteitsprocessen te beheren, audits uit te voeren, en aan alle wettelijke vereisten te voldoen.
Onze software is daarin ook ingericht met AI tools, om werken zo efficiënt mogelijk te maken. Echter gaan we bij de Zorginkopers een stapje verder dan waar andere organisaties stoppen. Bij ons faciliteren wij een vaste Kwaliteitsadviseur ad interim erbij, waardoor rapportages en interne audits altijd gewaarborgd blijven.
Ons KMS biedt een uitgebreid handboek waarin alle procedures, kwaliteitskaders en protocollen zijn vastgesteld. Dit handboek is niet alleen een stijf document, maar wordt actief gebruikt en bijgewerkt binnen het systeem, zodat het altijd actueel blijft en voldoet aan de laatste wet- en regelgeving.
